採用計画の立て方7ステップ！目的や計画書の項目・成功のコツを解説

本記事は株式会社Myoshinが運営するビジョン図鑑の記事です。自社サービス「採用サポ10」の紹介を含みます。

「採用計画を立てたいけれど何から始めればよいかわからない」と悩む人事担当者や経営者は少なくありません。採用計画は事業目標を達成するための人材確保の設計図です。計画がないまま採用を進めると、コストの増加やミスマッチを招きやすくなります。

本記事では採用計画の目的から立て方7ステップ、計画書に入れる項目や成功のコツまで解説します。自社の状況と照らし合わせながら読み進めてみてください。

採用計画とは？目的と役割

採用計画の定義と含まれる項目

採用計画とは「いつ・どの部署に・どんな人材を・何人・どの方法で採用するか」をまとめた計画です。経営計画や事業計画を実現するために必要な人材を逆算し、採用活動の全体像を可視化するものといえます。

計画書に盛り込む代表的な項目は次のとおりです。

項目	内容	決める際のポイント
採用目的	事業上なぜ人材が必要か	経営計画と紐づける
採用人数	部署・職種ごとの必要人数	退職見込みも加味する
採用時期	入社希望時期と募集開始時期	育成期間から逆算する
求める人物像	スキル・経験・価値観	必須条件と歓迎条件を分ける
採用手法	求人媒体・スカウト・紹介など	ターゲットに合うものを選ぶ
採用予算	媒体費・紹介手数料・人件費	採用単価で管理する
選考フロー	書類選考から内定までの流れ	期間と担当者を決める
KPI	応募数・通過率・内定承諾率	月次で振り返る

これらの項目を1枚にまとめておくと、社内での共有もスムーズになります。採用計画は採用活動の設計図であり、関係者の判断基準をそろえる役割を担うものです。

採用計画が必要とされる理由

採用計画が必要な最大の理由は、採用を経営課題として扱うためです。人材は事業成長に直結する資源であり、必要なタイミングで確保できなければ事業計画そのものが遅れてしまいます。

たとえば新規事業の立ち上げに合わせて営業職を増やす場合、入社後の研修期間まで見込んで採用を始めなければなりません。計画がなければ募集開始が遅れ、立ち上げ時期に人が足りない事態になりかねないでしょう。

また思いつきの募集では応募が集まりにくく、採用単価も上がりがちになります。限られた予算と工数で成果を出すためにも、事前の計画が欠かせないのです。

要員計画・人員計画との違い

採用計画と混同されやすい言葉に「要員計画」「人員計画」があります。要員計画は組織に必要な人数と配置を決めるもので、採用計画はその不足分を外部から補う方法を決めるものです。

要員計画で必要人数が決まり、社内異動や育成で補えない分を採用計画に落とし込む流れが一般的です。つまり採用計画は要員計画の下位に位置する計画といえます。

順番を逆にすると「採用したけれど配属先がない」といったずれが生まれます。まずは要員計画で全体像を固めてから採用計画に着手してください。

採用計画がないと起こる失敗

場当たり採用でコストが膨らむ

採用計画がない企業でよく起こるのが、欠員が出るたびに慌てて募集をかける「場当たり採用」です。急ぎの募集では媒体選びや原稿づくりに時間をかけられず、効果の低い広告に費用を投じがちになります。

応募が集まらないからと掲載期間を延長し続けたり、人材紹介に頼って高い手数料を払ったりするケースが典型です。一件ごとの判断は合理的でも、年間で見ると採用単価が大きく膨らんでいることは珍しくありません。

計画を立てておけば媒体の比較検討や予算配分を事前におこなえます。結果としてムダな出費を抑えられるでしょう。

採用基準がぶれてミスマッチが増える

計画がないと採用基準があいまいになり、入社後のミスマッチが増えます。求める人物像が言語化されていないため、面接官ごとに評価の物差しが異なってしまうからです。

ある面接官は経験を重視し、別の面接官は人柄を重視するといった状態では合否の判断に一貫性がありません。その結果「現場が求めていた人材と違う」という声が上がり、早期離職につながるケースも見られます。

採用計画の段階で人物像と評価基準を定めておけば、面接官の目線をそろえることができます。

現場と人事の認識がずれる

採用計画は人事と現場をつなぐ共通言語です。計画がない場合、現場は「すぐに即戦力がほしい」と考え、人事は「育成前提で若手を採りたい」と考えるといったずれが起こりやすくなります。

こうしたずれは選考の遅れや内定辞退にも影響します。現場の面接官が乗り気でなければ、候補者にもその温度感は伝わってしまうものです。

計画づくりの段階で現場責任者を巻き込み、合意を取っておくことが重要です。合意済みの計画があれば、採用活動中の判断もスピーディーになるでしょう。

採用計画の種類と期間の分類

新卒採用と中途採用の違い

採用計画は新卒採用と中途採用で考え方が大きく異なります。新卒採用はポテンシャルを重視して長期的に育成する前提で、中途採用は即戦力として特定のポジションを埋める前提で計画を立てます。

両者の主な違いは次のとおりです。

比較項目	新卒採用	中途採用
目的	将来の中核人材の確保・組織の若返り	欠員補充・即戦力の確保
計画期間	入社の1年以上前から準備	数か月単位で随時
評価の軸	ポテンシャル・価値観	経験・スキル・実績
主な手法	就職サイト・説明会・インターンシップ	転職サイト・人材紹介・スカウト・リファラル
入社後の対応	研修と育成計画が必須	早期の立ち上がり支援が中心

自社の課題が「将来の幹部候補不足」なのか「目の前の欠員」なのかによって、比重を変えることが大切です。両方を並行する場合は、予算と担当者を分けて計画するとよいでしょう。

短期計画と中長期計画

採用計画は期間によって短期計画と中長期計画に分けられます。短期計画は1年程度の採用活動を具体化したもので、中長期計画は3〜5年先の組織像から逆算したものです。

中長期計画では事業の拡大方針や管理職の世代交代などを踏まえ、どの時期にどの層が不足するかを見通します。たとえば5年後に管理職の多くが定年を迎える企業なら、今から幹部候補の採用と育成を始めなければ間に合いません。

短期計画だけでは目先の欠員対応に終始しがちです。中長期の視点をもったうえで単年度の計画に落とし込むと、採用の一貫性が保てます。

通年採用と期間集中型の採用

採用時期の考え方にも「期間集中型」と「通年採用」の2種類があります。期間集中型は一定期間に選考を集中させる方法で、通年採用は時期を限定せず必要に応じて募集する方法です。

期間集中型は面接官のスケジュールを確保しやすく、候補者同士の比較もしやすい点がメリットです。一方の通年採用は多様な人材と出会える反面、常に選考対応が発生するため人事の負担が増えます。

どちらを選ぶかは採用人数と社内リソースで判断してください。少人数の中途採用なら通年、まとまった人数の新卒採用なら期間集中型といった使い分けが現実的でしょう。

採用計画の立て方①現状分析編

ここからは採用計画の立て方を7つのステップで解説します。前半のステップ1〜3では、計画の土台となる現状分析と目標設定をおこないます。

【ステップ1】経営計画から採用目的を確認する

最初のステップは、経営計画や事業計画から採用の目的を明確にすることです。採用はあくまで手段であり、目的は事業目標の達成にあります。

たとえば「3年後に売上を1.5倍にする」という目標があるなら、そのために必要な営業体制や開発体制を洗い出します。新規出店や新サービス開始の予定があれば、その時期も確認しておきましょう。

経営層との認識合わせもこの段階でおこなってください。目的が共有されていれば、後のステップで予算や人物像を決めるときの判断がぶれにくくなります。

【ステップ2】現状の人員構成と課題を分析する

次に現在の人員構成を部署・職種・年齢・役職などの切り口で整理します。将来の必要人数と比べて「どこに何人足りないか」を明らかにするのがこのステップの目的です。

分析の際は次の観点をチェックするとよいでしょう。

• 部署ごとの人員数と業務量のバランス
• 年齢構成の偏りと将来の退職見込み
• 過去数年の離職率と離職理由
• 社内異動や育成で補える範囲

とくに見落としがちなのが退職による自然減です。毎年一定数の退職者が出る企業では、増員分に加えて補充分も採用人数に含めなければなりません。

【ステップ3】採用人数と採用時期を決める

現状分析をもとに、部署・職種ごとの採用人数と入社時期を決めます。人数は「事業計画上の必要人数 – 現在の人数 + 退職見込み数」で考えると整理しやすいです。

採用時期は入社後の育成期間から逆算するのがポイントです。繁忙期の前に戦力化したいなら、研修期間と選考期間を見込んで募集開始日を設定します。

中途採用の場合は募集から入社までに一般に2〜3か月程度かかるといわれます。在職者の退職交渉の期間も考慮し、余裕をもったスケジュールを組んでください。

採用計画の立て方②設計・実行編

後半のステップ4〜7では、人物像や手法などの具体的な設計と実行後の振り返りを扱います。前半で決めた数字を「どう達成するか」に落とし込む段階です。

【ステップ4】求める人物像と採用基準を定める

ステップ4では、採用したい人材の人物像（ペルソナ）と評価基準を定めます。人物像があいまいなままでは、求人原稿も面接の質問もぼやけてしまうからです。

人物像を考える際は、要件を次の3つに分けると整理しやすくなります。

• 必須条件（入社時点で欠かせないスキルや資格）
• 歓迎条件（あると望ましい経験や知識）
• 価値観・行動特性（自社の文化に合う考え方や働き方）

社内で活躍している社員へのヒアリングから共通点を抽出する方法も有効です。条件を盛り込みすぎると該当者がいなくなるため、必須条件は最小限に絞ってください。

【ステップ5】採用手法と予算を決める

次に、人物像に合った採用手法を選んで予算を配分します。手法ごとに得意なターゲットや費用構造が異なるため、特徴を比較したうえで組み合わせるのが基本です。

採用手法	向いているケース	費用の考え方
求人広告（求人媒体）	一定数の応募を集めたい	掲載課金型・成果報酬型など
人材紹介	専門職や管理職を採りたい	採用決定時に年収の一定割合を手数料として支払う
ダイレクトリクルーティング	転職潜在層にアプローチしたい	データベース利用料やスカウト課金
リファラル採用	カルチャーフィットを重視したい	紹介者へのインセンティブ程度
自社採用サイト・SNS	中長期で認知を高めたい	制作・運用の工数や費用

予算は「採用単価×採用人数」で見積もるのが一般的です。採用単価は職種や手法で大きく変わるため、過去の実績や見積もりをもとに職種別で設定するとよいでしょう。

媒体費だけでなく、面接官の人件費などの見えにくいコストも含めて考えることが大切です。社内工数を見える化しておくと、外部委託との比較もしやすくなります。

【ステップ6】選考フローとスケジュールを設計する

ステップ6では、応募から内定までの選考フローとスケジュールを設計します。選考フローが長すぎると、候補者がほかの企業に流れてしまうリスクが高まります。

設計時に決めておきたい項目は次のとおりです。

• 選考の段階数（書類選考・面接回数・適性検査の有無）
• 各段階の評価項目と担当者
• 応募から内定までの目標日数
• 内定後のフォロー方法

候補者への連絡はなるべく早くおこなうことが重要です。面接日程の調整や合否連絡が遅れると、志望度が下がる原因になりかねません。社内の決裁フローも含めて、スムーズに進む仕組みをつくっておきましょう。

【ステップ7】KPIを設定してPDCAを回す

最後のステップは、採用活動の進捗を測るKPIを設定して振り返る仕組みづくりです。採用計画は立てて終わりではなく、実行しながら改善していくことで精度が高まります。

KPIは最終目標の採用人数から逆算して設定します。代表的な指標は次のとおりです。

KPI	内容	改善策の例
応募数	求人への応募件数	原稿の見直し・媒体の追加
書類通過率	応募者のうち書類選考を通過した割合	ターゲットと訴求内容のずれを確認
面接通過率	各面接の通過割合	評価基準のすり合わせ
内定承諾率	内定者のうち承諾した割合	魅力づけ・内定者フォローの強化
採用単価	1人あたりの採用コスト	手法と予算配分の見直し

応募は多いのに書類通過率が低いなら、求人原稿がターゲット外の層に届いている可能性があります。月次で数字を確認し、どの段階で歩留まりが落ちているかを特定してください。

一度立てた計画でも状況に応じて柔軟に修正する姿勢が欠かせません。

採用計画を成功させるコツ

現場を巻き込んで計画をつくる

採用計画を成功させる第一のコツは、人事だけで完結させず現場を巻き込むことです。実際に一緒に働く現場責任者こそ、必要なスキルや人物像を最もよく知っているからです。

たとえば人物像を決める段階で現場マネージャーにヒアリングし、面接にも参加してもらう方法があります。現場が当事者意識をもつことで、入社後の受け入れ体制も整いやすくなるでしょう。

計画書は経営層・人事・現場の3者で合意してから運用を始めてください。

求職者目線で自社の情報を届ける

2つ目のコツは、求職者目線で情報を発信することです。企業側の言いたいことだけを並べた求人原稿では、候補者の心は動きません。

展示会営業の支援をおこなう株式会社展示会営業マーケティングの清永健一社長は「人は売り込まれるのは大嫌いで、でも教えてもらうのは好きだということでした」と語っています。営業の現場から生まれた言葉であり、採用広報にもそのまま当てはまる視点です。株式会社展示会営業マーケティング 社長インタビュー

経営者インタビュー 阪神・淡路大震災の避難所で見た笑顔が、私の原点 株式会社展示会営業マーケティング　 / 代表取締役 清永健一　

採用でも自社の優位性を売り込むより、仕事の中身や働く環境を具体的に伝えるほうが共感を得やすくなります。1日の業務の流れや入社後のキャリアパスなど、求職者が知りたい情報を計画段階で整理しておくとよいでしょう。

入社後の育成まで計画に含める

3つ目のコツは、採用計画の範囲を入社後の育成まで広げることです。採用のゴールは内定承諾ではなく、入社した人材が活躍することにあります。

株式会社シェアウィズの辻川 友紀社長は「社会に出て最初の仕事が『上の人が用意した道の上を進む作業』だと、仕事とはそういうものだという感覚が染みつきやすい。（中略）採用をしていても『一社目の色』がその後も残っている人は多いと感じます」と語っています。最初の職場での経験はその後の仕事観に大きく影響するため、受け入れる企業側の責任は重いといえるでしょう。株式会社シェアウィズ 社長インタビュー

経営者インタビュー 学ぶことに、ちゃんとメリットがある社会をつくりたい 株式会社シェアウィズ / 代表取締役社長 CEO 辻川 友紀

とくに新卒採用では、入社後の最初の仕事の与え方がその人の働き方の基準になります。研修内容や配属先、OJT担当者まで含めて計画しておくと早期離職の防止にもつながります。

計画は定期的に見直して改善する

4つ目のコツは、計画を定期的に見直すことです。事業環境や採用市場の変化によって、当初の前提が崩れることは珍しくありません。

月次でKPIを確認し、四半期ごとに計画全体を見直すサイクルを決めておくと運用しやすくなります。未達の項目があれば原因を分析し、手法や予算の配分を調整してください。

見直しの記録を残しておけば、翌年度の計画精度も高まるはずです。

採用実務を外部に任せる選択肢

外部委託を検討したいケース

採用計画を立てても、実行する人手が足りなければ成果にはつながりません。人事担当者が少ない企業や、ほかの業務と兼任している企業では、採用実務の一部を外部に任せることも有効な選択肢です。

次のような状況に当てはまる場合は外部委託を検討してみましょう。

• 人事担当者が1〜2名で採用まで手が回らない
• 求人原稿やスカウトのノウハウが社内にない
• 応募者対応や日程調整に追われてコア業務に集中できない
• 採用KPIの分析や改善ができていない

採用代行で依頼できる業務の範囲や費用の考え方は、採用代行とは？依頼できる業務や費用相場、メリット3つと選び方を解説で詳しくまとめています。外部化のメリットとデメリットを比較したい場合は採用代行のメリット7選！デメリットや費用相場と失敗しない選び方もあわせて参考にしてください。

当社サービス「採用サポ10」の特徴

当社サービスの「採用サポ10」は、株式会社Myoshinが提供する定額制の採用BPO/RPOサービスです。採用設計から応募獲得、選考運用までの実務を外部化できます。

主な特徴は次のとおりです。

• 専任の採用ディレクターが窓口となり、実行チームが求人運用・スカウト・応募者対応を担当
• 全業務を0.25時間（15分）単位で管理し、何にどれだけ時間を使ったかを月次で開示
• 初期構築の2週間で戦略設計・求人票・スカウト文面一式・ターゲットリスト・テスト実行まで実施
• 作成物はすべて発注企業に帰属
• 60分のヒアリング後、最短10営業日で稼働開始

作業時間が月次で開示されるため、外部委託でありがちな「何をしてもらっているのか見えない」という不安を減らせます。なお面接の実施や候補者の評価、採否の判断や雇用条件の確定は発注企業側でおこないます。面接代行と独自判断による書類選考も標準の支援範囲に含まれない点に注意してください。

採用サポ10の料金プランと支援範囲

料金は初期費用15万円（税別）と月額費用で構成され、月額10〜40万円（税別）の4プランから選べます。

プラン	月額（税別）	稼働目安	主な支援内容
トライアル	10万円	16.0時間	求人広告の運用・求人原稿の改善・応募数や応募単価の分析
ライト	20万円	33.25時間	トライアルの内容に加え、スカウト配信・応募者対応・面接日程調整・候補者管理
スタンダード（推奨）	30万円	51.25時間	ライトの内容に加え、採用戦略の設計・媒体や予算の最適化・選考プロセス改善・採用KPI分析
プレミアム	40万円	70.5時間	スタンダードの内容に加え、人事担当者の育成・面接官研修・採用マニュアル作成・内製化支援

最低契約期間は3か月で、プランは前月20日までの申請で毎月変更できます。求人媒体の掲載費やスカウト通数課金、広告費などの実費は月額費用とは別途必要です。

スタンダードプランなら本記事で解説した採用戦略の設計やKPI分析まで任せられます。60分のヒアリングで自社の課題に合うプランを確認できるので、採用計画の実行に不安がある場合はまず相談してみてください。採用サポ10の無料相談はこちら

採用計画の立て方のまとめ

採用計画は、事業目標の達成に必要な人材を「いつ・何人・どのように」採用するかを定める設計図です。本記事で紹介した7ステップを振り返ります。

• 【ステップ1】経営計画から採用目的を確認する
• 【ステップ2】現状の人員構成と課題を分析する
• 【ステップ3】採用人数と採用時期を決める
• 【ステップ4】求める人物像と採用基準を定める
• 【ステップ5】採用手法と予算を決める
• 【ステップ6】選考フローとスケジュールを設計する
• 【ステップ7】KPIを設定してPDCAを回す

計画づくりでは現場を巻き込み、入社後の育成まで見据えることが成功のポイントです。計画は一度立てて終わりではなく、KPIをもとに定期的に見直していきましょう。

計画の実行まで手が回らない場合は、採用実務の外部化も検討してみてください。採用サポ10は初期構築の2週間で戦略設計から求人票・スカウト文面までそろえられるので、採用計画を早く動かしたい企業はぜひ無料相談をご利用ください。採用サポ10の無料相談はこちら

採用計画に関するよくある疑問